Als een opdrachtgever financiële problemen heeft

Je doet zaken met een bedrijf dat altijd netjes betaald heeft en er financieel goed voor staat. Maar dan verslechtert de financiële gezondheid van die organisatie en worden je facturen niet meer betaald. Hoe ga je dan verder met deze klant? En hoe voorkom je onbetaalde facturen?

Incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie Flanderijn heeft onderzocht hoe bedrijven omgaan met klanten die financiële problemen hebben. Van de professionals die betrokken zijn bij debiteurenbeheer zegt 27 procent dat het bedrijf direct afscheid neemt van klanten tegen wie een incassoprocedure gestart is. Bij 44 procent van de bedrijven mogen klanten opnieuw op factuurbasis kopen als zij een incassoprocedure succesvol doorlopen hebben.

Debiteurenproces inrichten
Wanbetaling vormt een risico voor cashflow en groeiplannen van bedrijven. Om incassoprocedures te voorkomen treffen ze verschillende maatregelen, aldus het onderzoek. Zo geeft 40 procent van de finance professionals aan dat zij bij grotere orders een ander debiteurenproces hanteren dan bij kleinere orders. Denk bijvoorbeeld aan een betaling in fases. En een derde van de ondervraagden heeft voor bedrijven in Nederland andere betalingscondities dan voor organisaties die buiten Nederland zijn gevestigd.

Je kunt op meer manieren je debiteurenrisico beperken. Stuur bijvoorbeeld bij de opdrachtbevestiging algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden mee. Daarin staan afspraken over hoe je zakendoet. Zo kun je een eigendomsvoorbehoud opnemen in de voorwaarden. Jouw klant wordt dan pas eigenaar van je product als hij de factuur volledig heeft betaald.

Verder vermeld je op je facturen een duidelijke betalingstermijn. Installeer ook een herinneringssysteem dat meldt wanneer een betaling nog niet voldaan is. Neem bij te late betaling (telefonisch) meteen contact op met de klant. Helpt dat niet, verstuur dan aanmaningen. Komt de betaling dan nog niet? Dan kun je uiteindelijk vorderingen overdragen aan een incassobureau. Houd je strikt aan je eigen stappenplan.

Financiële informatie over bedrijven
Het beste is natuurlijk om alleen met betrouwbare klanten in zee te gaan. Maar wat weet je van de bedrijven waarmee je zakendoet? Je kunt nieuwe klanten checken in het handelsregister van de KvK. Bestaat het bedrijf wel echt? Wie is tekeningsbevoegd? Staat het bedrijf onder surseance van betaling of is er sprake van een faillissement?

En vraag ons eens naar de voordelen van een kredietverzekering. Want die geeft je toegang tot een database met financiële informatie over bedrijven. Dan weet je nog beter of je klant kredietwaardig is. Bij een achterstallige betaling start de verzekeraar voor jou bovendien de incassoprocedure om de factuur betaald te krijgen. Is de factuur niet te innen? Dan kun je een schadevergoeding krijgen.

Jeroen Bol
Jeroen Bol is Hoofd buitendienst en Gecertificeerd Risk Management Consultant Mercurius, de versverzekeraar van Nederland. Zie www.mercuriusnv.nl.